トラブル発生を防ぐ！プロジェクトを円滑に進めるためのドキュメント整理

目標とプロセスの整理、情報共有が要

　WEBやDTP、小さなバナーやSNSにしても、一つのプロジェクトをスタートし、公開するまでは

　数々の確認事項や決定事項、タスクが発生します。

　プロジェクトを円滑に進め、かつ目的を果たすための成果物へと進行するためには

　あらゆる情報共有と整理、それを常に共有しながらやり取りしていくことが大事だと思っています。

　それはとても当たり前のように聞こえるのですが、細かい事を一つ一つ整理し、徹底することをNORMでは大切にしています。

 

 

このプロジェクト（成果物）の目的は何か？を共有する

　これについては特にクライアント、お客様向けのコミュニケーションにおいて大切にしています。

　もちろん関係者全員の共通意識が大切なので、経緯や目的、プロジェクトのコンセプトをドキュメントにして

　プロジェクトメンバーに共有することも実施しますが

　クライアント関係者の場合、思い入れが強いため主観が強くなってくるケースが多く

　本来の目的とは少し離れたご意見や変更希望が出てくることも、稀ではありません。

　まずは耳を傾け、コミュニケーションを取ることは怠りませんが

　「誰に何を伝え、どう（購買もしくはCV）してもらうためのものなのか」を、クライアントにも

　ブレずに思考の中に持って頂いておくように意識しながらプロジェクトを進めていきます。

　そのためプロジェクトのコンセプトシートや要件整理についても

　ドキュメント整理をすることも少なくはありません。

 

スケジュール整理とタスク整理

プロジェクトマネジメントをする上でまずは自分が全体スケジュールを把握するために

時系列でタスクがわかり、日程が把握できるスケジュールを作成します。

その上でいくつかポイントがあります。

 

どんな細かいタスクもすべて記載する

様々な案件経験を経て、やはりタスクの見落としがあると慌ててミスにつながったり

制作関係者の不満につながることがありました。

全てをはじめに網羅することは難しく、それも経験を重ねて精度が高まっていくものと思いますが

なるべく一つ一つ、社内外含めてクライアント含む全員に関係するタスクを記載するように心がけます。

 

全体の進捗に合わせたミーティングや会議の日程を決めておく

不要な会議は時間の無駄になり、クライアントも忙しい中で協力体制を作ってくださっているため

ミーティングや打合せのタイミングやそこでかかる所要時間、話す議題については

生産性を意識します。

「どのタイミングで、何を決定する必要があるか」を意識し、事前に打ち合わせ日程を決めておくようにしています。

又、事前に設定する理由としては、関係者が多いほど全員のスケジュール調整が大変なので

こちらからできる配慮として、事前に決めておくという事もあります。

 

今、誰が、何をしているか。次、誰が、何をするかを共有する

このポイントについては、相手の気持ちにたって考えたときに大切だと感じて意識していることです。

クライアントとの温度感や、今何が動いていて、誰がボールを持っているのか。というのは

フロントに立っている者にしかわからない場合が多々あります。

前述したようにスケジュール表やタスク表というのは、全員でも共有していますが

常にそれを見ながらスタンバイできる人は少ないと思っています。

そのため、「次あなたですよ！」「今●●さんが～やってます、準備してくださいね！」というような

シンプルな「声掛け」を意識しています。

些細な事ではありませんが、準備態勢を作ってもらうことで、一つ一つのタスクの精度が変わると思っています。

 

又少し話が逸れますが、メールと電話を上手く使うことも心掛けています。

私がプロジェクトマネジメントを行う上で、相手（クライアントだけでなくプロジェクトメンバーもすべて）が

どういう心理状況なのかを感じるために、電話したりオンラインやオフラインで話す、ということを

定期的に行うよう意識しています。

 

結論、必要なコミュニケーションは絶対に活発なほうが良く、それが結果的に

精度の高い成果物につながります。

 

情報の鮮度と効率化：クラウドツールを活用する

弊社ではなるべく、クライアントにもツールの利用をご依頼することが増えてきました。

使用ツール例

Googleドライブ：写真素材のアップロードやファイル共有

 

★弊社ではこちらからクライアントに提出している確認事項の各種ドキュメントも

　ドライブでアップロードし、「今何を確認依頼しているか」を可視化することも多々あります。

 

Googleスプレッド：スケジュールやサイトマップ等関連ドキュメントの作成、共有

★こちらが更新した箇所を明確にすることと、クライアント用のコメント欄を設ける等

　工夫することで「どこの何を確認していただきたいか」を分かりやすく記載しています。

　「何を回答してもらったか」についてもコメント記載していただくだけでいいので、効率化につながります。

 

ローカルでのやり取りは必要に応じて対応していかなければいけないのでゼロにはできませんが、

オンラインツールを活用して、プロジェクトマネジメント上

常に最新の状況や情報がわかるように意識することができています。

これは自分の把握のためというのも大きいのですが、やり取りを複雑化しない為にも非常に有効です。

 

 

以上、ごくシンプルではありますが

普段実施しているプロジェクトマネジメントで意識して行っていることをご紹介いたしました。

全ては円滑な進行と、「いいデザインを生み出すため」というポイントに重きをおいて

毎回アップグレードできるようにプロジェクトに励んでいます。